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Mitbestimmung und ELENA

Mit ELENA – dem elektronischen Entgeltnachweis - werden Daten der Beschäftigten, z. B. Fehlzeiten, an eine zentrale Speicherstelle übertragen. Inwieweit dies eine Änderung bestehender Betriebsvereinbarungen erfordert, soll im Folgenden erläutert werden.

ELENA - Mitbestimmungspflichtig?

Personaldatenverarbeitende Systeme unterliegen der Mitbestimmung, insbesondere wenn sie Fehlzeiten erfassen. Im Regelfall würde darüber eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen. Doch nicht immer sind die zu speichernden Informationen zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat frei vereinbar. Dann nämlich, wenn ihre Verarbeitung durch ein Gesetz vorgeschrieben wird.

So muss der Arbeitgeber Krankenkassen-, Arbeitslosenversicherungs- und Rentenbeiträge abführen, weil er gesetzlich dazu verpflichtet ist. Und Tarifverträge schreiben vor, wann und in welcher Höhe ein Arbeitnehmer zu entlohnen ist. Diese Daten muss der Arbeitgeber verarbeiten, um eine korrekte Entlohnung zu gewährleisten.

In Betriebsvereinbarungen beschreibt man diese gesetzlichen Vorschriften oft so, dass Daten gespeichert und verarbeitet werden dürfen, insofern ein Gesetz oder eine Rechtsvorschrift dies vorsehen. Die Daten dürfen aber nur für diesen Zweck gespeichert und ausgewertet werden. Will der Arbeitgeber diese Daten für andere Zwecke speichern oder auswerten, müsste er dies in die Betriebsvereinbarung aufnehmen.

ELENA gehört zu den gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren. Es wurde im März 2009 als Änderung des SGB IV durch den Bundestag beschlossen (ELENA Verfahrensgesetz).

Informationsquellen zum Thema ELENA

Die Beschreibung des Verfahrens, das Gesetz und weitere Informationen erhält man auf der offiziellen ELENA Seite www.das-elena-verfahren.de. Weitere Informationen findet man auf Wikipedia: http://de.wikipedia.org/wiki/Elena.

Wie steht es mit dem Datenschutz?

Mit dem Gesetz zum ELENA-Verfahren sind zunächst Anforderungen des Datenschutzes erfüllt, denn personenbezogene Daten dürfen verarbeitet werden, wenn ein Gesetz oder eine Rechtsvorschrift dies vorschreiben (BDSG). Es dürfen aber nur die Daten gespeichert und zu dem Zweck verarbeitet werden, die das Gesetz vorschreiben. So dürfen die im Elena Verfahren gespeicherten Daten nur für Auskünfte bzw. Bescheinigungen genutzt werden, wie sie in § 95 SGB IV, Anwendungsbereich beschrieben sind. Das sind Auskünfte z. B. für die Beantragung von Wohn- oder Kindergeld, Elterngeld oder Arbeitslosengeld.

Der Arbeitgeber muss die dafür notwendigen Daten an die zentrale ELENA-Behörde übermitteln und die Beschäftigten haben den Anspruch darauf, dass diese Daten vollständig und korrekt übermittelt werden.

Welche Daten dies sind (Inhalt und Form) erlässt das Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates (also nicht aufgrund eines Gesetzes) §97,6 Auf der offiziellen Elena- Seite kann die Anlage 5 als pdf -Dokument heruntergeladen werden. Sie beschreibt im Einzelnen die zu übermittelnden Daten. Letztmalig wurde sie am 15.12.2009 geändert. Seitdem werden Streiktage im Datenfeld Fehlzeiten nicht mehr mit einer eigenen Art, sondern zusammen mit „unbezahlten Fehlzeiten“ (Art: 11) erfasst. Man sieht an dieser Beschreibung genau, welche Daten zulässig sind – Abmahnungen gehören z. B. nicht dazu und dürfen deshalb auch nicht übertragen werden.

Auswertungen der Daten durch den Arbeitgeber sieht das Gesetz nicht vor.

Folgen für Betriebsvereinbarungen und die Betriebsratsarbeit

Betriebsvereinbarungen müssen dann angepasst werden, wenn die zu speichernden Datenfelder vereinbart wurden und mit dem Datenkatalog des ELENA-Verfahrens nicht übereinstimmen. Sind die zulässigen Auswertungen in der Betriebsvereinbarung dokumentiert, muss dies nicht angepasst werden, da ja keine zusätzlichen Auswertungen aufgrund des ELENA-Verfahrens notwendig und zulässig sind.

Soweit die Daten, die der Arbeitgeber übermitteln muss und damit die Themen, die für den Betriebsrat Bedeutung haben. Ergänzend sollen noch einige Rechte der Beschäftigten (im Gesetz auch Teilnehmer genannt) erwähnt werden. Ihre Daten werden ja übermittelt und in einer zentralen Datenbank gespeichert. Auf diese Tatsache allerdings hat ein Beschäftigter keinen Einfluss. „Das SGB IV sieht eine Möglichkeit der Einflussnahme durch den Beschäftigten nicht vor, so dass der Arbeitgeber für alle vorgesehenen Personen eine Meldung im ELENA-Verfahren abgeben muss.“ (Robert Kronthaler: www.das-elena-verfahren.de/presse).

Wer hat auf die ELENA-Daten Zugriff?

Die gespeicherten Daten können nur abgerufen werden, wenn der Teilnehmer dies erlaubt. Sie liegen verschlüsselt auf dem zentralen Server vor und können nur mit dem Schlüssel des Teilnehmers lesbar gemacht werden (und mit dem zentralen Schlüssel, den der Bundesdatenschutzbeauftragte verwaltet).

Braucht ein Beschäftigter einen Nachweis, um z. B. Kindergeld- oder Wohngeld zu beantragen, dann muss er mit seinem Schlüssel den verlangten Nachweis freigeben. Sein Schlüssel für die Freigabe ist auf einer Signaturkarte.

Eine Signaturkarte ist vergleichbar mit einer EC-Karte oder einer Gesundheitskarte, die auch mit einem Chip versehen sind. Wahrscheinlich wird man auch den neuen Personalausweis benutzen können, der auf Antrag einen Signaturschlüssel enthält. Diese Karte und die Nachweise sind erst ab 2012 geplant, vorher wird es keine Abrufe / Nachweise geben. Erstmalig ab 2012 kann der Teilnehmer auch Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen (§ 103).

Fazit: Wie wird es weitergehen?

Viele Fragen des Datenschutzes, des Problems einer zentralen Behörde, technischer Schutzmaßnahmen und der möglichen Perspektiven wurden in den Medien diskutiert. Sie betreffen nicht das Verhältnis zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber. Sie sind deshalb auch nicht mittels einer Betriebsvereinbarung zu regeln. Aber sie betreffen das wichtige Recht jedes einzelnen Bürgers und jeder einzelnen Bürgerin über seine/ihre Daten selbst zu bestimmen. Mit der ELENA-Datenbank wurde ein erster Schritt zu einer zentralen Datenerfassung sensibler Daten geschaffen. Ursprünglich sollten im Rahmen der „Job Karte“ noch mehr Daten erfasst werden. Passen wir auf, dass das ursprüngliche Konzept nicht doch realisiert wird.